Blog
dec 19

Houdt ondersteunende diensten aangehaakt!

Ook het aanhaken van ondersteunende diensten betreft een organisatieverandering. Alle ontwikkelingen in de markt maken dat binnen organisaties veel aandacht wordt besteed aan professionals. Hoe elkaar effectiever aan te spreken, hoe commerciëler te zijn, …… etc. Maar wat betekent het als een deel van de organisatie stappen zet en een ander deel, onbedoeld, blijft hangen in een oud patroon?
Neem bijvoorbeeld het secretariaat. Naast het feit dat professionals veranderende eisen en verwachtingen van het secretariaat hebben, zorgt bovendien de digitalisering van het werk voor een andere invulling van de functie. Deze ontwikkelingen vragen enerzijds om professionalisering en anderzijds om het efficiënter inrichten van het secretariaat; een organisatieverandering.

Medewerkers van het secretariaat van advocaten- en notarissenkantoor Boekel De Nerée ondergingen een dergelijke organisatieverandering. Voor hen kwamen andere competenties dan voorheen centraal te staan en concreet betekende dit dat de eisen aan bepaalde, huidige, competenties zwaarder werden, maar ook dat bepaalde werkzaamheden als ‘makkelijker’ werden geclassificeerd. Naast concrete vaardigheden betekent deze verandering ook (deels) een andere houding: zoals meer proactief en cliëntgericht, mee-ondernemend en betrokken. Advocaten hebben zowel de behoefte aan een secretaresse waarop zij kunnen vertrouwen als aan iemand die meedenkt en anticipeert. Deze veranderende eisen zijn door Boekel De Nerée vormgegeven in twee functieprofielen (Personal Assistant en medewerker Shared Service Center) waarop alle secretaresses mochten solliciteren. Daarnaast ontstond de nieuwe functie van Hoofd Secretariaat.

Met kennis van zowel de context – zakelijke dienstverlening en in het bijzonder de advocatuur – als de doelgroep – het secretariaat – ontwierp RAAQ een passend traject. Een traject waarin wij vanuit transparantie, vertrouwen en respect een positieve ervaring voor alle deelnemers hebben nagestreefd. Wij ontwikkelden een sollicitatieworkshop die hen hielp zich gedegen voor te bereiden op het sollicitatieproces. Vervolgens gaf de door ons ontwikkelde en uitgevoerde competentieanalyse Boekel De Nerée het benodigde inzicht in waar de betrokken secretaresses stonden ten opzichte van het vereiste profiel. Een motivatiebrief, de competentieanalyse én een sollicitatiegesprek met een onafhankelijke sollicitatiecommissie zorgden binnen Boekel De Nerée voor de nodige objectiviteit in het proces.

Een dergelijke verandering gaat veelal gepaard met onrust en onzekerheid. Het is dan ook belangrijk te zorgen voor een veilige omgeving en een zorgvuldig en persoonlijk proces. Zo kan met respect voor de situatie én de persoon meer inzicht in persoonlijkheid, drijfveren en vaardigheden worden gekregen.  Tegelijkertijd krijgt de betrokkene zo de kans om te laten zien wat zij in huis heeft. Dit vormt de basis voor een objectieve beeldvorming.
RAAQ leverde een gedegen inzicht in persoonlijkheid, drijfveren (‘wie ben ik, wat kan ik’), competenties (‘wat kan ik, wat doe ik’) en onderliggende gedragspatronen. Deze aspecten zijn van doorslaggevend belang om de gewenste ontwikkeling en verandering effectief vorm te geven.

Reactie van Opdrachtgever (Lieneke Scheele HR Manager, Cynthia Binnekade HR Manager a.i.):
Wij hebben de samenwerking met bureau RAAQ als zeer positief ervaren. RAAQ stelde zich heel professioneel op, met kennis van zaken en mensen, begrip voor de verandering waar medewerkers voor stonden en de emoties die dit met zich meebracht. RAAQ dacht met ons mee over de inhoud van de workshops en competentieanalyse, waardoor deze naadloos aansloten op onze behoefte aan inzicht en de behoefte van medewerkers aan ondersteuning in het sollicitatieproces. De medewerkers vonden deze ondersteuning intensief maar vooral zeer leerzaam en prettig, mede door de veilige omgeving die RAAQ hierbij bood. Wij kunnen RAAQ van harte aanbevelen als partner in een dergelijk herstructureringstraject.