Privacy statement

Wij zien het als onze verantwoordelijkheid om jouw privacy te beschermen voor zover wij kunnen. In deze verklaring lichten wij graag onze aanpak daarvoor aan je toe. Door gebruik te maken van of mee te werken aan onze dienstverlening accepteer je dit privacybeleid en geef je ons toestemming jouw persoonsgegevens te gebruiken voor onze dienstverlening. Deze Privacy Statement heeft betrekking op de verwerking van persoonsgegevens door RAAQ en haar dochterlabel www.triggercards.nl

  1. Inleiding

RAAQ is een organisatieadviesbureau dat zich bezig houdt met verschillende takken van HR dienstverlening, waaronder assessment, training en coaching van organisatie, teams en individuen. Uitgebreide informatie over onze dienstverlening is te vinden op www.raaq.nu. Het zorgvuldig omgaan met persoonsgegevens en klantinformatie is voor ons van groot belang. Wij gebruiken persoonsgegevens alleen voor doelen die op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) zijn toegestaan. Wij hebben voor verschillende doelen jouw persoonsgegevens nodig, bijvoorbeeld voor het leveren van diensten zoals met jou en/of de werkgever overeengekomen en voor activiteiten die plaatsvinden voorafgaand aan het leveren van onze diensten (zoals het maken van een offerte of het sturen van informatie ter voorbereiding op een assessment of coachingstraject). De verwerking van de gegevens is dan noodzakelijk om jou goed van dienst te zijn.

  1. Welke gegevens verzamelen we en voor welk doel?

RAAQ bewaart jouw naam, e-mailadres en telefoonnummer. Dit doen wij om:

  • Onze diensten aan je te kunnen leveren. Bijvoorbeeld om op jouw verzoek informatie te geven over onze dienstverlening, een offerte uit te brengen en hier vervolgens uitvoering aan te geven, de relatie met jou te onderhouden in het kader van de opdracht, voor follow-up naar aanleiding van een opdracht, om een aanvraag voor coaching of een assessment te verwerken en te bevestigen en om een factuur te verzenden.
  • Als Verwerkingsverantwoordelijke andere partijen in te schakelen om een aspect of deel van de dienstenverlening voor jou uit te voeren. Dit kan bijvoorbeeld een externe adviseur zijn, trainer of assessmentpsycholoog, of een extern(e) test(systeem) als onderdeel van het assessment, of een ict-systeem of -platform waarmee we onze diensten verrichten, bijvoorbeeld een online test leverancier, crm-systeem of e-learning platform. Voor zover deze derden toegang nodig hebben tot persoonlijke gegevens om deze diensten uit te voeren, zijn wij met hen de juiste contractuele, technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen overeengekomen om te zorgen dat deze derden jouw gegevens alleen gebruiken of verwerken voor de met ons afgesproken doeleinden.
  • Contact met jou op te nemen voor marketingdoeleinden. Dit doen we alleen als je ons daar expliciet toestemming voor geeft en uiteraard kun je je daar op elk gewenst moment weer voor afmelden.
  • Ze om juridische redenen te delen met derden. Dit doen wij als we van mening zijn dat toegang tot de persoonlijke gegevens redelijkerwijs noodzakelijk is om (i) te voldoen aan toepasselijke wetten, voorschriften en/of gerechtelijke bevelen; (ii) om fraude, (toekomstige) beveiligingsissues of technische problemen te voorkomen of op te sporen of op te lossen; en/of iii) de belangen, eigenschappen of veiligheid van RAAQ, onze gebruikers of het publiek te beschermen voor zover in overeenstemming met de wet.
  1. Bewaren persoonsgegevens 

Wij slaan jouw persoonlijke gegevens niet langer op dan nodig is voor de doeleinden waarvoor de gegevens zijn verzameld. Deelnemersgegevens en (factuur)gegevens van onze opdrachtgevers bewaren wij maximaal 10 jaar in onze administratie na de laatste activiteit.

Op jouw verzoek kunnen we al jouw gegevens direct na een assessment of coachingstraject uit ons bestand verwijderen.

  1. Inzage, bewaartermijn en beveiliging dossier

Jouw persoonlijke gegevens zoals assessmentdossier en testgegevens en/of jouw coachingsdossier bewaren wij 1 jaar na afronding van het (assessment)traject. In die periode kunnen wij jouw assessmentverslag voor je opzoeken, mocht je het kwijt zijn geraakt. Jouw dossier wordt op zodanige wijze bewaard door RAAQ, dat de vertrouwelijkheid van de gegevens bewaard blijft. Uitsluitend met jouw toestemming delen wij het assessmentverslag met de opdrachtgever. Voorafgaand heb je hierin inzage en kun je nadere toelichting hierop krijgen. Je hebt het recht om verstrekking van jouw assessment verslag aan de (toekomstige) werkgever, te blokkeren. Blokkeren is niet mogelijk, indien er sprake is van een wettelijke regeling, waaruit blijkt dat het verslag toch verstrekt dient te worden. In dit geval word je door RAAQ in de gelegenheid gesteld om eventuele bezwaren tegen jouw verslag op te stellen. Deze bezwaren versturen wij gelijktijdig met het verslag. De adviseur zal jou inzage in en/of een afschrift van je coachings- en/of assessmentdossier geven, wanneer je hier om vraagt. Daarnaast zal de adviseur de persoonsgegevens in je dossier corrigeren, als je kunt aantonen dat deze onjuist of onvolledig zijn of niet ter zake doen voor de doelstelling van het dossier. Wanneer je een schriftelijk verzoek indient tot vernietiging van je dossier, dan gaan wij tot vernietiging over. Daarvoor kun je contact met ons opnemen via info@raaq.nu

  1. Geheimhouding en gedragscode

RAAQ adviseurs zijn te allen tijde gehouden aan geheimhouding van alle kennis die voortkomt uit de werkzaamheden, mits dit gegevens van vertrouwelijke aard zijn. Onder de geheimhouding valt ook het professionele oordeel over jou van de adviseur. Deze geheimhouding blijft ook na het beëindigen van de werkzaamheden bestaan. De RAAQ adviseurs zijn als organisatiepsycholoog tevens verbonden aan het Nederlands Instituut van Psychologen (NIP) en werken volgens de gedragscode van het NIP. Meer informatie over het NIP is te vinden op www.psynip.nl.

  1. Website

Voor de website van RAAQ wordt gebruik gemaakt van Google Analytics, deze informatie wordt uitsluitend gebruikt om rapporten over de website-activiteit op te stellen ten aanzien van het gebruik van de website door de bezoekers. De statistieken worden anoniem bijgehouden.

  1. Vragen, verzoeken of klachten

Wij hopen jou hiermee zo te hebben geïnformeerd dat je een helder beeld hebt van wat wij met de gegevens doen die wij van jou ontvangen.

Als je hier een vraag over hebt, kan je contact met ons opnemen via info@raaq.nu

Het kan voorkomen dat je niet helemaal tevreden bent over de gang van zaken tijdens jouw assessment of over je rapportage. Indien dit het geval is, lossen wij dit graag goed en snel met je op. Mocht je er onverhoopt niet uitkomen, dan kun je overwegen om een klacht in te dienen bij het College van Toezicht, een onafhankelijk orgaan van het Nederlands Instituut van Psychologen (NIP). Kijk op www.psynip.nl voor meer informatie.