Blog
aug 22

Professionaliseren van het secretariaat

Waarom een secretariaat professionaliseren en waarom nu?
Zoals binnen veel organisaties merkbaar is, stelt de veranderende markt ook andere eisen aan de ondersteunende diensten zoals een secretariaat. Het werk moet sneller, scherper, alerter en meer gericht op kansen en leads vanuit de markt. Dat vraagt dus ook om andere en meer aangescherpte competenties van secretaresses. Zo zien we op veel plekken, mede dankzij technologische ontwikkelingen, de rol van de secretaresse veranderen van de klassieke rol naar een rol als ‘spin in het (informatie)web’.

Dit voorjaar mocht RAAQ in een dergelijk professionaliseringstraject meedenken, adviseren en een uitvoerende rol vervullen bij adviesbureau Twynstra Gudde. Een ontzettend intensief, leuk en boeiend traject met veel betrokken secretaresses die deze ontwikkelmogelijkheid met beide handen aangrepen. De geweldige samenwerking met keyplayers vanuit de organisatie maakt van dit traject een oprechte coproductie! Zo’n 54 secretaresses hebben wij met een enthousiast team van betrokken adviseurs kunnen helpen met het kiezen van de juiste focus om zich de nieuwe competenties en eisen zo snel mogelijk eigen te maken. Voor ons een mooi staaltje van RAAQ aan het werk met talent!

Korte beschrijving van het traject:
Twynstra Gudde heeft een duidelijk beeld van wat op termijn van de secretaresses gevraagd wordt; profielen en bijbehorende eisen zijn helder. De grote vraag is, waar staat een ieder nu en wat heeft een ieder nodig om eventuele ontwikkelactiviteiten te laten aansluiten en zo het geld en de beschikbare tijd goed en effectief te besteden?

RAAQ voerde een intensieve en persoonlijke nulmeting uit. Een nulmeting waarin wij de koppeling tussen coaching, assessment, advies en training optimaal kunnen benutten. Voorbereidend huiswerk bracht de betrokkenen in de juiste reflectieve modus, een diepte-interview in combinatie met persoonlijkheidstesten en assessmentonderdelen maakt het mogelijk onderliggende patronen te benoemen en bij betrokkenen op de dag zelf beweging en inzicht te stimuleren. Immers, ter plekke feedback geven, achterliggende overwegingen bespreken én uitleg geven van gedragsmodellen (een mini-training) geeft betrokkenen de mogelijkheid direct te weten waaraan te werken. Doordat betrokkenen ook zelf een verslag schreven, landden ook de inzichten in de periode erna nadrukkelijk. Tijdens een persoonlijk gesprek werden de inzichten vertaald naar concrete input voor ieders eigen ontwikkelplannen. De veiligheid die de organisatie bood door niet de resultaten van de nulmeting, maar alleen het persoonlijke plan te bespreken met de betreffende leidinggevende creëerde een optimaal leerklimaat.

Ervaring van Twynstra Gudde:
RAAQ heeft ons geholpen om in heel korte tijd een zogenaamde nulmeting uit te voeren voor alle secretaresses van onze organisatie. Een geweldige uitdaging, zowel voor alle secretaresses als voor ons als HR-afdeling. Maar dankzij  de professionele en kundige begeleiding vanuit RAAQ, is dit traject vlekkeloos verlopen. De ontwikkelassessments hebben de secretaresses geholpen bij het formuleren van hun eigen ontwikkelplannen. Op collectief niveau hebben wij op basis van de terugkoppeling van RAAQ een opleidingsprogramma op maat ontworpen voor de totale  doelgroep. Wij kijken terug op een mooi, geslaagd traject!